Bewijs en governance
AVG verwerkersplicht wordt pas werkbaar als teams weten welk bewijs ze moeten bewaren. Voor notariaat betekent dat: korte vastlegging, duidelijke eigenaar en geen losse screenshots als governanceproces.
Gebruik deze pagina als eerste werkdocument: scherp genoeg voor intake, kort genoeg om echt te gebruiken.
Bouw dit bewijs in PrivaAIStap 1
Verwerkersreview vastleggen klinkt als compliancewerk, maar voor notariaat is het vooral operationele hygiene. Teams moeten kunnen terugvinden waarom AI mocht worden gebruikt, welke data in scope was en welke controle achteraf mogelijk is. Zonder die lijn wordt elk incident een reconstructie achteraf.
Stap 2
leveranciers moeten passende instructies en waarborgen hebben. De jurist moet vooral kunnen laten zien dat het proces bewust is ingericht en niet per ongeluk is ontstaan. Het bewijs hoeft niet lang te zijn, maar het moet concreet genoeg zijn om door iemand anders te controleren.
Stap 3
Maak het bewijs klein genoeg om echt bij te houden. Een zwaar document dat niemand actualiseert is slechter dan een compacte intake met eigenaar en datum. Combineer beleidsbewijs met bewijs uit het dagelijkse proces.
Stap 4
Bewijs werkt alleen als het in de normale werkstroom past. Voor notariaat betekent dit dat de jurist niet achteraf losse screenshots hoeft te verzamelen, maar vooraf bepaalt welke velden verplicht zijn, waar uitzonderingen komen te staan en wie een verlopen review opnieuw opent.
Stap 5
Plan review voor contract en jaarlijks. In Nederland speelt notariele geheimhouding en dossierplicht. In Belgie speelt notariele dossiers met familie- en vermogensdata. Het doel is niet om elke week nieuw beleid te schrijven, maar om te voorkomen dat oud beleid wordt gebruikt voor nieuw AI-gedrag.
Stap 6
Gebruik een gedeelde bewijsbasis voor Nederland en Belgie, maar laat teams hun lokale context toevoegen. Zo voorkom je twee problemen tegelijk: te generieke governance en volledig versnipperde werkwijzen.
Stap 7
De fout is bewijs verwarren met documenten produceren. Bewijs is pas nuttig als het antwoord geeft op een echte vraag: wie gebruikte AI, met welke data, onder welke instructie, met welke controle en wat gebeurde er daarna?
Stap 8
Deze checklist is bedoeld als startpunt voor een intern bewijsdossier. Als een punt ontbreekt, is dat direct een praktische volgende stap voor de eigenaar van het AI-proces. Laat bij twijfel expliciet noteren welk risico bewust is geaccepteerd, welke maatregel later volgt en wie daar eigenaar van is; dat maakt het dossier bruikbaar voor audit en dagelijkse sturing.